Bereits Anfang der 2000er hat es Google in seinem Headquarter in Silicon Valley vorgemacht: Das sogenannte DESK SHARING. Ein Arbeitsplatz, den sich gleich mehrere Mitarbeitende teilen.
Trotz der Vorteile hat es sich damals in Deutschland nicht durchsetzen können. Flexibles und agiles Arbeiten wird zwar schon seit einigen Jahren immer mehr umgesetzt, doch erst die Pandemie wirkte wie ein Katalysator, so entstand das NEW WORK – und damit ein Comeback des DESK SHARINGS.
Wie DESK SHARING auch in Ihrem Unternehmen funktionieren kann, ermitteln wir in einem gemeinsamen Workshop, in dem wir die Anforderungen an Kommunikation, IT und Projektarbeit ermitteln und daraus ein individuelles, modernes Bürokonzept entwickeln.
DESK SHARING bietet nicht nur ganz neue Möglichkeiten des Arbeitens von morgen, auch der Kosteneinsparungseffekt beim DESK SHARING ist beeindruckend: werden 12 m² Fläche pro Arbeitsplatz eingespart und eine Warmmiete von 19 € angesetzt, ergibt das nach 10 Jahren eine Ersparnis von 27.000 €. Bei 20 Arbeitsplätzen werden daraus 540.000 €. Hinzu kommt die Investition in die Ausstattung wie Möbel und Technik. Wichtig ist, dass ein Teil des Geldes in Mitarbeiter investiert wird, dann kann auch eine Desk-Sharing-Fläche ein motivierendes Umfeld schaffen. Entscheidend: es muss wirklich zum Unternehmen passen und perfekt organisiert sein, damit es sich auszahlt.
Fassen wir die Vorteile des DESK SHARINGS zusammen:
- Weniger Kosten durch weniger Arbeitsplätze und somit weniger Bürofläche und Ausstattung
- Arbeitsplätze werden optimal genutzt
- Agile Arbeitsweise wird gefördert
- Arbeitsplätze können flexibel und nach Bedarf von den Mitarbeitenden genutzt werden
- Fördert die Kommunikation unter den Mitarbeitenden/Abteilungen und somit auch den Wissensaustausch, sowie den beliebten Flurfunk, optimal für ein angenehmes Arbeitsklima
- Eine moderne Arbeitsatmosphäre steht für Innovation und Flexibilität, bindet so Mitarbeitende und wirkt attraktiv auf neue Talente
Wie funktioniert DESK SHARING?
DESK SHARING funktioniert nur, wenn es auch wirklich individuell und bestmöglich auf das Unternehmen und die Mitarbeitenden zugeschnitten ist. Das bedeutet, dass die Büroplanung an die Anforderungen der Mitarbeitenden arbeits- bzw. projektbezogen angepasst sein muss, um ein effizientes, flexibles Arbeiten und optimale Kommunikationswege zu ermöglichen.
In einem gemeinsamen Workshop werden diese Anforderungen festgehalten, um die ideale Anzahl an Desk-Sharing-Arbeitsplätzen zu ermitteln.
Ein wesentlicher Baustein des DESK SHARING ist die Digitalisierung von Unterlagen. Bedingt durch den hohen Homeoffice-Anteil in der Pandemie haben viele Mitarbeitende schon auf ein papierloses Büro umgestellt. Diese Energie kann nun auch positiv bei der Teilung von Arbeitsplätzen mitwirken. Nicht zu digitalisierende Unterlagen stehen den Mitarbeitenden in zentraler Lage zur Verfügung oder werden, z.B. durch einen externen Bringdienst, archiviert.
- Mitarbeitende teilen sich eine bestimmte Anzahl an Desk-Sharing-Arbeitsplätzen
- Die Arbeitsplatzbelegung erfolgt über eine Buchung via App, um eine unnötige Suche, Zeitverlust und Stress zu ersparen
- Unterlagen werden digital zur Verfügung gestellt und abgelegt oder zentralisiert
- Jeder Mitarbeitende bewahrt seine Arbeitsmaterialien, sowie privaten Dinge in einem eigenen Schließfach an zentraler Stelle auf